Datenschutzerklärung

Die verantwortliche Stelle entscheidet über Zwecke und Mittel der Bearbeitung personenbezogener Daten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb dieser Website anfallen.

Diese Erklärung betrifft zwei Bereiche, in denen wir datenschutzrechtlich unterschiedliche Rollen einnehmen. Die Unterscheidung ist wesentlich dafür, an wen sich Betroffene wenden.

• Diese Website (hallo-frieda.de). Hier sind wir Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO bzw. Art. 5 lit. j revDSG. Es gelten die Abschnitte 3 bis 5.
• Die Telefonassistenz im Kundenauftrag. Nimmt Frieda Anrufe für ein Bestattungsunternehmen entgegen, ist dieses Unternehmen Verantwortlicher für die Daten der Anruferinnen und Anrufer. Wir handeln ausschliesslich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO bzw. Art. 9 revDSG und sind an dessen Weisungen gebunden. Es gilt Abschnitt 6.

Wir richten unsere Datenbearbeitung nach dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG). Für Personen mit gewöhnlichem Aufenthalt im Europäischen Wirtschaftsraum sowie für unsere Kundinnen und Kunden in Deutschland und Österreich gelten zusätzlich die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

• Server-Logdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Aufrufs, User-Agent, Referrer-URL, abgerufene Ressource, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge. Diese fallen technisch bei unserem Hosting-Provider an.
• Kontaktaufnahme per E-Mail: Name, E-Mail-Adresse und Inhalt Ihrer Nachricht, zur Beantwortung Ihrer Anfrage.
• Terminanfragen: Name, E-Mail-Adresse, Wunschtermin und weitere von Ihnen freiwillig angegebene Informationen.
• Vertragsdaten: im Rahmen einer Geschäftsbeziehung geschäftliche Kontaktdaten der Ansprechpersonen sowie Vertragsinformationen.

• Bereitstellung und Sicherheit der Website – berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Webauftritt (Art. 31 Abs. 2 lit. d revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Beantwortung von Anfragen und Anbahnung von Verträgen – vorvertragliche Massnahmen (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Erfüllung bestehender Verträge (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 31 Abs. 1 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

• Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA – Hosting und Auslieferung der Website einschliesslich Server-Logs. Die Auslieferung erfolgt über die Region Frankfurt. Vercel ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.
• Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA – Domainverwaltung und DNS. Cloudflare ist Auftragsbearbeiterin; es gelten die EU-Standardvertragsklauseln.
• E-Mail: Geschäftliche Korrespondenz läuft über einen E-Mail-Provider mit Serverstandort in der EU.

Nimmt Frieda Anrufe für ein Bestattungsunternehmen entgegen, verarbeiten wir dabei personenbezogene Daten von Anruferinnen und Anrufern – regelmässig von Angehörigen in einer Ausnahmesituation. Diese Daten sind besonders schutzbedürftig. Wir verarbeiten sie ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Bestattungsunternehmens.

Verarbeitete Datenkategorien

• Verbindungsdaten: Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer und Kanal des Kontakts.
• Gesprächsaudio: die Aufzeichnung des Gesprächs, soweit der Auftraggeber dies konfiguriert hat.
• Transkripte und Zusammenfassungen: die textliche Umsetzung des Gesprächs sowie die daraus erzeugte Zusammenfassung.
• Inhaltliche Angaben: Name und Kontaktdaten der anrufenden Person, Angaben zur Situation, Rückrufwünsche und Termine – also genau die Angaben, die der Auftraggeber zur Bearbeitung benötigt.

Hinweis auf den KI-Einsatz. Zu Beginn jedes Gesprächs wird darauf hingewiesen, dass die Anrufannahme durch eine KI-Telefonassistentin erfolgt. Wer stattdessen mit einer Person sprechen möchte, wird nach den Regeln des Auftraggebers weitergeleitet.

Rechtsgrundlage und Verantwortlichkeit. Rechtsgrundlage und Informationspflicht gegenüber den Anrufenden liegen beim Bestattungsunternehmen als Verantwortlichem. Grundlage unserer Tätigkeit ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bzw. Art. 9 revDSG, den wir vor Beginn der Verarbeitung abschliessen.

Keine Zweckänderung. Wir nutzen Gesprächsdaten unserer Auftraggeber nicht für eigene Zwecke. Insbesondere werden sie nicht zum Training allgemeiner Sprachmodelle verwendet und nicht an Dritte verkauft.

Für den Betrieb der Telefonassistenz setzen wir Dienstleister in folgenden Kategorien ein: Telefonie und Rufnummernanbindung, Spracherkennung und Sprachsynthese, Sprachmodellverarbeitung sowie Speicherung und Betrieb der Anwendung.

Die jeweils aktuelle namentliche Liste dieser Unterauftragsverarbeiter – einschliesslich Sitz, Verarbeitungsregion und Rechtsgrundlage für etwaige Drittlandtransfers – ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags und kann jederzeit unter post@hallo-frieda.de angefordert werden. Über Änderungen informieren wir unsere Auftraggeber vorab; ihnen steht ein Widerspruchsrecht zu.

Erfolgt eine Übermittlung in Länder ausserhalb der Schweiz oder des EWR, geschieht dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, der EU-Standardvertragsklauseln oder einer ausdrücklichen Einwilligung.

• Server-Logs der Website: maximal 30 Tage, danach gelöscht oder anonymisiert.
• Gesprächsaudio: Speicherung nur, soweit vom Auftraggeber konfiguriert; die Frist wird im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt und ist auf das erforderliche Mass zu begrenzen.
• Transkripte und Zusammenfassungen: für die vom Auftraggeber festgelegte Dauer, längstens bis zum Ende des Auftragsverhältnisses.
• E-Mail-Anfragen: bis zur abschliessenden Bearbeitung und gegebenenfalls bis zum Ende einer daraus entstehenden Geschäftsbeziehung, längstens im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
• Vertragsdaten: für die Vertragsdauer und anschliessend bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Nach Beendigung des Auftragsverhältnisses werden die im Auftrag verarbeiteten Daten nach Wahl des Auftraggebers gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Diese Website setzt keine Analyse- und keine Werbe-Cookies ein und bindet keine Drittinhalte ein, die ohne Einwilligung Daten übertragen. Technisch notwendige Speichermechanismen können durch den Hosting-Provider gesetzt werden, soweit sie für den Betrieb zwingend erforderlich sind.

Sollten wir künftig Webanalyse- oder Marketing-Werkzeuge einsetzen, ergänzen wir diese Erklärung und holen vorab eine den gesetzlichen Anforderungen genügende Einwilligung über ein Consent-Banner ein (§ 25 TDDDG).

Ihnen stehen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerruf erteilter Einwilligungen sowie Widerspruch gegen Bearbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen zu.

Zuständigkeit. Betreffen Ihre Rechte ein Gespräch mit der Telefonassistenz eines Bestattungsunternehmens, richten Sie Ihr Anliegen bitte an dieses Unternehmen als Verantwortlichen. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir unverzüglich dorthin weiter und unterstützen bei der Beantwortung.

Für alles, was diese Website betrifft, genügt eine formlose Mitteilung an post@hallo-frieda.de. Zur Verifizierung Ihrer Identität können wir geeignete Nachweise verlangen.

Unabhängig davon können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB); für Personen aus dem EWR die jeweilige nationale Datenschutzaufsichtsbehörde.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung und unberechtigten Zugriff und passen sie laufend dem Stand der Technik an. Die Übermittlung über das Internet erfolgt transportverschlüsselt (TLS); Gesprächsaudio und Transkripte werden verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff ist auf die Personen beschränkt, die ihn zur Leistungserbringung benötigen.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich rechtliche Anforderungen oder unsere Leistungen ändern. Massgeblich ist die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs veröffentlichte Fassung.